Übergabeprotokoll beim Verwalterwechsel: So dokumentieren Sie die Übergabe richtig

Rund 9,28 Millionen Eigentumswohnungen in Deutschland sind in etwa 427.000 Wohnungseigentümergemeinschaften organisiert (Zensus 2022 / Wohnen im Eigentum e. V.). Gleichzeitig haben 57 Prozent aller Hausverwaltungen unrentable Mandate abgegeben, 14 Prozent nehmen gar keine neuen Mandate mehr an (VDIV Branchenbarometer 2025). Das bedeutet: Verwalterwechsel sind keine Ausnahme, sondern Alltag.

Sobald die Eigentümerversammlung die Abberufung beschlossen und eine neue Verwaltung bestellt hat, beginnt der kritischste Abschnitt des gesamten Wechsels – die Übergabe. Wir erleben in unserer Verwaltungspraxis regelmäßig, dass Übergaben an fehlenden Unterlagen, unklaren Zuständigkeiten oder mangelnder Dokumentation scheitern. Ein strukturiertes Übergabeprotokoll verhindert genau das. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Übergabe zwischen alter und neuer Hausverwaltung rechtssicher dokumentieren.

Hinweis: Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an einen Fachanwalt für WEG-Recht.

Das Wichtigste in Kürze

• Herausgabepflicht ist eindeutig: Die alte Verwaltung muss sämtliche Unterlagen herausgeben – ohne Zurückbehaltungsrecht, auch bei offenen Honorarforderungen (§ 667 BGB i. V. m. § 675 BGB; OLG Hamm, 15 W 181/06).
• Übergabe ist Holschuld: Die WEG muss die Unterlagen am Geschäftssitz der alten Verwaltung abholen (§ 269 BGB). Planen Sie Transport und Personal ein.
• Digitale Daten gehören dazu: Am Computer erstellte Unterlagen müssen auf Datenträger übergeben werden, nicht nur als Papierausdruck (LG Itzehoe, 11 S 62/13).
• Frist: unverzüglich: Die Herausgabe muss ohne schuldhaftes Zögern erfolgen. In der Praxis dauert eine vollständige Übergabe vier bis zwölf Wochen.
• Protokoll schützt beide Seiten: Ein schriftliches Übergabeprotokoll dokumentiert, was wann übergeben wurde – und was fehlt.

Rechtliche Grundlage: Warum die alte Verwaltung alles herausgeben muss

Die Herausgabepflicht ergibt sich aus § 667 BGB in Verbindung mit § 675 BGB und ist nach ständiger Rechtsprechung umfassend (Haufe, Übernahme einer neuen Gemeinschaft). Der ausscheidende Verwalter muss alles herausgeben, was er im Rahmen der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Das betrifft Originalurkunden, Kopien, digitale Daten und sämtliche Zugänge. Welche konkreten Pflichten eine WEG-Verwaltung nach der Reform hat, erläutert unser Leitfaden.

Drei Grundsätze sind dabei entscheidend:

Kein Zurückbehaltungsrecht

Die alte Verwaltung darf Unterlagen nicht einbehalten – auch nicht als Druckmittel bei offenen Vergütungsforderungen. Das OLG Hamm hat das unmissverständlich klargestellt (Beschluss vom 22. Juli 2007, 15 W 181/06). Offene Honorarforderungen berechtigen nicht dazu, die Verwaltungsunterlagen zurückzuhalten.

Holschuld, nicht Bringschuld

Die Übergabe erfolgt am Geschäftssitz der alten Verwaltung (§ 269 BGB). Die Eigentümergemeinschaft – in der Regel vertreten durch die neue Verwaltung oder den Verwaltungsbeirat – muss die Unterlagen dort abholen. Transportkosten trägt die WEG.

Digitale Unterlagen eingeschlossen

Seit dem Urteil des LG Itzehoe (22. Juli 2014, 11 S 62/13) ist klar: Am Computer erstellte Dokumente müssen auf einem Datenträger übergeben werden. Das AG Böblingen bestätigte 2024, dass auch eine Übertragung per E-Mail oder Cloud-Download zulässig ist (17. September 2024, 11 C 367/24 WEG). Papierausdrucke allein reichen nicht.

Welche Unterlagen gehören ins Übergabeprotokoll?

Die Übergabe umfasst sämtliche Unterlagen, die der Verwalter während seiner Amtszeit für die WEG geführt, erstellt oder erhalten hat – von der Teilungserklärung bis zum letzten Kontoauszug (Jurial, Herausgabepflicht des Verwalters). Bei über 4.100 VDIV-Mitgliedsunternehmen, die rund 8,7 Millionen Wohnungen verwalten (VDIV Profil), gehören Verwalterwechsel zum Alltag. Die folgende Tabelle zeigt die sechs Kategorien, die ein vollständiges Übergabeprotokoll abdecken muss.

1. Rechtliche Grundlagen-Dokumente

2. Finanzunterlagen

3. Technische Unterlagen

4. Verträge und Versicherungen

5. Schlüssel und Zugänge

6. Korrespondenz und offene Vorgänge

Wie bereiten Sie die Übergabe vor? Fristen und Zuständigkeiten

In der Praxis dauert ein vollständiger Verwalterwechsel drei bis sechs Monate vom Beschluss bis zur abgeschlossenen Übergabe (VDIV Magazin, Reibungsloser Übergang). Wer diesen Zeitraum nicht einplant, riskiert eine Übergangsphase ohne handlungsfähige Verwaltung. Das Übergabeprotokoll sollte deshalb bereits vor der eigentlichen Übergabe vorbereitet werden.

Wer ist zuständig?

Die neue Verwaltung koordiniert die Übergabe in der Regel federführend. Der Verwaltungsbeirat spielt eine zentrale Rolle als Bindeglied: Er kennt die Eigentümergemeinschaft, hat Kontakt zur alten Verwaltung und kann bei Unstimmigkeiten vermitteln.

Zeitplan für die Übergabe

Verwaltungsbeirat einbinden

In unserer Verwaltungspraxis empfehlen wir, dass der Verwaltungsbeirat bei der Übergabe persönlich anwesend ist. Er kennt die Historie der Gemeinschaft und kann offene Vorgänge einordnen. Außerdem fungiert er als neutraler Zeuge für die Vollständigkeit der Übergabe. Worauf Sie bei der Auswahl einer neuen Verwaltung achten sollten, zeigt unser Artikel Was macht eine Hausverwaltung eigentlich genau?.

Wie erstellen Sie das Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll ist kein formales Erfordernis des WEG – aber das wichtigste Beweismittel, wenn später Unterlagen fehlen oder Streit über den Zustand der übergebenen Akten entsteht. Ohne schriftliche Dokumentation steht Aussage gegen Aussage. Wir erstellen bei jeder Bestandsübernahme ein standardisiertes Protokoll mit sechs Kategorien und über 30 Prüfpositionen – und empfehlen das auch jeder Eigentümergemeinschaft.

Was das Protokoll enthalten muss

Jedes Übergabeprotokoll sollte mindestens diese Angaben enthalten:

1. Datum, Uhrzeit und Ort der Übergabe

2. Beteiligte Personen mit Funktion (alte Verwaltung, neue Verwaltung, Verwaltungsbeirat)

3. Dokumentenliste mit Kategorie, Anzahl und Zustand (vollständig / unvollständig / fehlt)

4. Übergabe von Schlüsseln und Zugängen mit Stückzahl und Bezeichnung

5. Übergabe digitaler Daten mit Format und Datenträger

6. Offene Vorgänge mit Status und nächsten Schritten

7. Fehlende Unterlagen mit Frist zur Nachlieferung

8. Unterschriften aller Beteiligten

Dokumentenliste strukturieren

Verwenden Sie die sechs Kategorien aus dem vorherigen Abschnitt als Gliederung. Für jede Position tragen Sie ein:

Wie führen Sie die Übergabe durch?

Die Übergabe selbst ist eine Holschuld – die WEG muss die Unterlagen am Geschäftssitz der alten Verwaltung abholen, nicht umgekehrt (§ 269 BGB). Bei einer durchschnittlichen WEG mit 22 Einheiten (Haus & Grund, Wohnen in Zahlen 2025/2026) fallen schnell mehrere Umzugskartons an Unterlagen an. Planen Sie ausreichend Transportkapazität und mindestens zwei Personen ein.

Physische Übergabe

Gehen Sie die Dokumentenliste Punkt für Punkt durch. Haken Sie jedes übergebene Dokument im Protokoll ab. Notieren Sie fehlende Positionen sofort – nicht erst nach der Rückkehr im Büro. Beide Seiten unterzeichnen jede Seite des Protokolls.

Digitale Übergabe

Die digitale Übergabe verdient besondere Aufmerksamkeit. Prüfen Sie:

• Verwaltungssoftware-Daten: Export als offenes Dateiformat (CSV, PDF) oder Datenbankkopie
• E-Mail-Korrespondenz: Übergabe als PST-/MBOX-Datei oder strukturierte Ordnerübertragung
• Online-Banking: Kontovollmachten umschreiben, neue TAN-Verfahren einrichten, alte Zugänge sperren
• Eigentümerportal: Administratorzugänge übertragen, alte Passwörter deaktivieren
• Energieversorger und Versicherer: Zuständigen Ansprechpartner und Login-Daten dokumentieren

Konten und Zahlungsverkehr

Die Umstellung der WEG-Konten erfordert besondere Sorgfalt. Stellen Sie sicher, dass Daueraufträge und Lastschriftmandate ohne Unterbrechung weiterlaufen. Die alte Verwaltung muss die Kontovollmacht an die neue Verwaltung übertragen. Parallel müssen Eigentümer informiert werden, falls sich die Bankverbindung für das Hausgeld ändert.

Wie prüfen Sie die Vollständigkeit nach der Übergabe?

Nach der Übergabe hat die neue Verwaltung zwei Wochen Zeit, die Vollständigkeit zu prüfen und fehlende Unterlagen schriftlich nachzufordern. Laut VDIV Branchenbarometer 2025 melden 70 Prozent aller Hausverwaltungen Überlastung (VDIV Branchenbarometer 2025) – das erschwert die Zusammenarbeit bei der Übergabe. Je schneller Lücken dokumentiert werden, desto einfacher ist die Nachlieferung.

Typische Lücken bei der Übergabe

Wir erleben bei Bestandsübernahmen regelmäßig, dass bestimmte Unterlagen fehlen oder unvollständig sind. Bei einer Übernahme in Düsseldorf fehlten drei von fünf Jahresabrechnungen – wir konnten sie über die Hausbank der WEG rekonstruieren, aber das kostete vier Wochen zusätzliche Arbeit. Besonders häufig betroffen:

• Beschlusssammlung – In unserer Übernahmepraxis weisen Beschlusssammlungen häufig Lücken auf: fehlende Protokolle, nicht eingetragene Beschlüsse oder unvollständige Anlagen
• Kontoauszüge – Lückenhafte oder nur auszugsweise Kontohistorie
• Wartungsverträge – Unbekannte Kündigungsfristen, fehlende aktuelle Vertragsfassungen
• Digitale Daten – Verwaltungssoftware-Export fehlt oder ist nicht lesbar

Wer erstellt die Jahresabrechnung nach dem Wechsel?

Diese Frage sorgt regelmäßig für Streit. Der BGH hat im September 2025 Klarheit geschaffen: Erfolgt der Verwalterwechsel zum 31. Dezember, muss die neue Verwaltung die Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr erstellen. Die Abrechnungspflicht entsteht erst am 1. Januar – und damit in der Amtszeit des neuen Verwalters (BGH, Urteil vom 26. September 2025, V ZR 206/24). Abweichende vertragliche Regelungen sind möglich und sollten im Übergabeprotokoll festgehalten werden.

Was tun, wenn die alte Verwaltung die Herausgabe verweigert?

Verweigert die alte Verwaltung die Herausgabe, stehen der WEG gestufte Eskalationsmöglichkeiten zur Verfügung – von der schriftlichen Fristsetzung über das anwaltliche Mahnschreiben bis zur gerichtlichen Durchsetzung per Stufenklage (§ 254 ZPO). Der Herausgabeanspruch verjährt erst nach drei Jahren (§§ 195, 199 BGB). In der Praxis lassen sich die meisten Fälle bereits mit einer klaren Fristsetzung und dem Hinweis auf die Rechtslage außergerichtlich lösen.

Eskalationsstufen

Muster: Aufforderungsschreiben

An: [Name der alten Verwaltung]

Betreff: Herausgabe der Verwaltungsunterlagen der WEG [Adresse]

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Beschluss der Eigentümerversammlung vom [Datum] wurde Ihre Bestellung als Verwalterin der oben genannten WEG widerrufen. Die [neue Verwaltung] wurde als neue Verwalterin bestellt.

Wir fordern Sie auf, sämtliche Verwaltungsunterlagen, Schlüssel und Zugänge bis zum [Datum + 14 Tage] an uns herauszugeben. Die Herausgabepflicht ergibt sich aus § 667 BGB i. V. m. § 675 BGB. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht (OLG Hamm, 15 W 181/06).

Bitte teilen Sie uns einen Übergabetermin mit. Wir holen die Unterlagen an Ihrem Geschäftssitz ab.

Mit freundlichen Grüßen, [Neue Verwaltung / Verwaltungsbeirat]

Gerichtszuständigkeit

Für Streitigkeiten aus dem Verwaltungsverhältnis ist das Amtsgericht zuständig, in dessen Bezirk die Wohnanlage liegt (§ 43 Abs. 2 Nr. 3 WEG). Die Verjährungsfrist für den Herausgabeanspruch beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).

Häufig gestellte Fragen

Darf die alte Verwaltung Unterlagen zurückhalten, wenn noch Honorar offen ist?

Nein. Die Verwaltungsunterlagen gehören der WEG, nicht dem Verwalter. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Unterlagen besteht selbst bei offenen Vergütungsansprüchen nicht. Das hat das OLG Hamm ausdrücklich entschieden (Beschluss vom 22. Juli 2007, 15 W 181/06). Die alte Verwaltung kann ihre offenen Forderungen separat geltend machen – aber die Unterlagen müssen vollständig herausgegeben werden. Ob Ihre aktuelle Verwaltung ihre Pflichten erfüllt, können Sie anhand unserer 10 Kriterien für eine gute Hausverwaltung prüfen.

Muss die alte Verwaltung die Unterlagen bringen oder holt die WEG sie ab?

Die Übergabe ist eine Holschuld (§ 269 BGB). Das bedeutet: Die WEG – vertreten durch die neue Verwaltung oder den Verwaltungsbeirat – muss die Unterlagen am Geschäftssitz der alten Verwaltung abholen. Die Transportkosten trägt die Eigentümergemeinschaft. In der Praxis vereinbaren beide Seiten einen Übergabetermin, bei dem die Unterlagen physisch und digital übergeben werden.

Wie lange hat die alte Verwaltung für die Herausgabe Zeit?

Die Herausgabe muss „unverzüglich" erfolgen – also ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 BGB analog). Eine konkrete Frist nennt das Gesetz nicht. In der Praxis sind vier bis zwölf Wochen üblich, abhängig vom Umfang der Unterlagen und der Kooperationsbereitschaft der alten Verwaltung. Setzt die WEG eine angemessene Frist von 14 Tagen und lässt diese verstreichen, kann sie anwaltlich mahnen und gerichtliche Schritte einleiten.

Müssen auch E-Mails und digitale Daten herausgegeben werden?

Ja. Am Computer erstellte Unterlagen müssen unentgeltlich auf einem Datenträger übergeben werden – nicht nur als Papierausdruck (LG Itzehoe, 11 S 62/13). Das AG Böblingen bestätigte 2024, dass die Übertragung per E-Mail oder Cloud-Download ebenfalls zulässig ist (11 C 367/24 WEG). Zur digitalen Übergabe gehören Verwaltungssoftware-Exporte, E-Mail-Korrespondenz, Online-Banking-Zugänge und Portal-Logins.

Kann die WEG eine eidesstattliche Versicherung über die Vollständigkeit verlangen?

Ja. Bestehen Zweifel an der Vollständigkeit der herausgegebenen Unterlagen, kann die WEG nach § 260 BGB eine eidesstattliche Versicherung verlangen. Der ausscheidende Verwalter muss dann an Eides statt versichern, dass er nach bestem Wissen alle Unterlagen übergeben hat. Dieses Instrument wird selten eingesetzt, ist aber ein wirksames Druckmittel bei Verdacht auf unvollständige Herausgabe.

Checkliste: Übergabeprotokoll Verwalterwechsel

• Übergabetermin mit alter Verwaltung und Verwaltungsbeirat vereinbart
• Übergabeprotokoll-Vorlage mit allen sechs Kategorien vorbereitet
• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung vollständig erhalten
• Beschlusssammlung vollständig und chronologisch geordnet
• Jahresabrechnungen der letzten fünf Jahre vorhanden
• Wirtschaftspläne (aktuell und historisch) übergeben
• Kontoauszüge aller WEG-Konten lückenlos erhalten
• Instandhaltungsrücklage: Kontostand und Entwicklung dokumentiert
• Vermögensbericht übergeben (falls erstellt)
• Alle laufenden Verträge erhalten (Wartung, Dienstleistung, Versicherung)
• Energieausweis vorhanden und gültig
• Sämtliche Schlüssel mit Schließplan übergeben
• Online-Banking-Zugänge übertragen und alte Vollmachten widerrufen
• Portal-Zugänge (Eigentümer, Versorger, Versicherer) übertragen
• Verwaltungssoftware-Daten als offenes Format exportiert
• E-Mail-Korrespondenz übergeben
• Offene Vorgänge dokumentiert und übergeben
• Fehlende Unterlagen im Protokoll vermerkt mit Nachlieferungsfrist
• Protokoll von allen Beteiligten unterschrieben
• Eigentümer über den Verwalterwechsel informiert
• Zuständigkeit für Jahresabrechnung geklärt (BGH V ZR 206/24)

Weiterführende Artikel

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Quellen

Zensus 2022 / Wohnen im Eigentum e. V. (Zahlen zum Wohnungseigentum), VDIV Branchenbarometer 2025, VDIV Profil (Mitgliederzahlen), Haus & Grund Wohnen in Zahlen 2025/2026, Haufe (Übernahme einer neuen Gemeinschaft), Jurial (Herausgabepflicht des Verwalters), OLG Hamm 15 W 181/06 (Zurückbehaltungsrecht), LG Itzehoe 11 S 62/13 (digitale Unterlagen), AG Böblingen 11 C 367/24 WEG (elektronische Datenübergabe), BGH V ZR 206/24 (Jahresabrechnung nach Verwalterwechsel), WEG §§ 24, 26, 27, 28, 43, BGB §§ 121, 195, 199, 259, 260, 269, 667, 675.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zum WEG-Recht wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht.