Pflichten WEG-Verwaltung: Leitfaden nach der WEG-Reform 2026

Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz hat die Spielregeln für Verwalter grundlegend verändert. Seit dem 1. Dezember 2020 gelten neue Pflichten, erweiterte Befugnisse und strengere Anforderungen an die Qualifikation. Wer eine professionelle WEG-Verwaltung betreibt oder eine Eigentümergemeinschaft besitzt, muss diese Änderungen kennen.

Rund 9,28 Millionen Eigentumswohnungen in Deutschland sind in etwa 427.000 Wohnungseigentümergemeinschaften organisiert (Zensus 2024a via Wohnen im Eigentum e.V., 2024). Das entspricht 21,5 % aller Wohnungen im Land. Dieser Artikel erklärt die konkreten gesetzlichen Pflichten, die eine WEG-Verwaltung heute erfüllen muss, und zeigt, wo sich in der Praxis die häufigsten Fehler einschleichen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das WEMoG trat am 1. Dezember 2020 in Kraft und reformierte das WEG von 1951 grundlegend
• Der Verwalter ist jetzt gesetzliches Organ der Gemeinschaft mit eigener Vertretungsmacht (§ 9b WEG)
• Seit dem 1. Dezember 2023 können Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen (§ 26a WEG)
• Die Pflichten des Verwalters sind in § 27 WEG neu gefasst: weniger Katalog, mehr Generalklausel
• Bauliche Veränderungen sind durch § 20 WEG deutlich erleichtert worden

Was hat sich durch das WEMoG geändert?

Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) trat am 1. Dezember 2020 in Kraft und ersetzte weite Teile des seit 1951 geltenden Wohnungseigentumsgesetzes (Bundestag Drucksache 19/18791, 2020). Es war die umfassendste Reform des WEG seit seiner Entstehung. Der Gesetzgeber verfolgte drei Ziele: die Verwaltung modernisieren, energetische Sanierung erleichtern und die Rechtsstellung der Gemeinschaft klären.

Die wichtigste strukturelle Änderung: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) ist jetzt ausdrücklich als rechtsfähiger Verband anerkannt (§ 9a WEG). Was der BGH bereits 2005 richterrechtlich festgestellt hatte, steht nun im Gesetz (GOERG, Die Reform des WEG, 2021). Die GdWE entsteht bereits mit Anlegen der Wohnungsgrundbücher, kann klagen und verklagt werden.

Für die tägliche Arbeit eines Verwalters bedeutet das: Er handelt nicht mehr als Beauftragter einzelner Eigentümer, sondern als Organ eines Verbands. Von rund 427.000 WEG-Gemeinschaften in Deutschland werden 90 % professionell verwaltet (Bundesregierung via Wohnen im Eigentum e.V., 2020). Für diese Verwalter bringt die neue Rolle neue Pflichten mit sich, aber auch mehr Handlungsspielraum.

Die sechs zentralen Neuerungen im Überblick

Aufgaben und Befugnisse des Verwalters nach § 27 WEG

Der reformierte § 27 WEG verzichtet auf den früheren detaillierten Pflichtenkatalog und setzt stattdessen auf eine Generalklausel: Der Verwalter ist berechtigt und verpflichtet, alle Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen (Gesetze im Internet, § 27 WEG, 2020). Für alles, was darüber hinausgeht, braucht er einen Beschluss der Eigentümerversammlung.

In der Praxis bedeutet diese Generalklausel, dass der Verwalter folgende Aufgaben eigenständig erledigen muss:

• Laufende Instandhaltung: Kleinreparaturen beauftragen, Handwerker koordinieren, Wartungsverträge verwalten
• Versicherungsmanagement: Gebäudeversicherung abschließen und Schadensmeldungen bearbeiten
• Hausgeldforderungen: Wirtschaftsplan-Beiträge einziehen und säumige Eigentümer mahnen
• Zahlungsverkehr: Rechnungen aus dem Gemeinschaftsvermögen begleichen
• Verkehrssicherung: Streupflicht organisieren, Brandschutzanlagen prüfen lassen

Wo endet das eigenständige Handeln?

Die Grenze liegt bei Maßnahmen, die „erhebliche Verpflichtungen" für die Gemeinschaft begründen. Was „erheblich" bedeutet, ist gesetzlich nicht definiert. Der BGH hat bisher keine feste Betragsgrenze gezogen. In der Literatur werden je nach Gemeinschaftsgröße Schwellenwerte zwischen 3.000 und 5.000 Euro diskutiert (Bärmann/Seuß, WEG, 15. Auflage, 2024).

Verwalter sollten deshalb in der Eigentümerversammlung eine Kompetenzregelung beschließen lassen, die konkrete Wertgrenzen für eigenständiges Handeln festlegt. Das schafft Rechtssicherheit für beide Seiten.

Vertretungsmacht des Verwalters (§ 9b WEG)

Nach der Neufassung des § 9b WEG verfügt der Verwalter über eine gesetzliche Vertretungsmacht im Außenverhältnis, die im Grundsatz unbeschränkt und unbeschränkbar ist (Gesetze im Internet, § 9b WEG, 2020). Er kann Verträge abschließen, Prozesse führen und Willenserklärungen abgeben, ohne dass ein Dritter prüfen muss, ob intern ein Beschluss vorliegt. Das ist eine fundamentale Stärkung der Verwalterposition gegenüber dem alten Recht.

Es gibt zwei gesetzliche Ausnahmen von der unbeschränkten Vertretungsmacht:

1. Grundstücksgeschäfte und deren Äquivalente (§ 9b Abs. 1 S. 2 WEG): Für den Erwerb oder die Veräußerung von Grundstücken braucht der Verwalter einen Beschluss.
2. Kreditverträge über bestimmte Schwellen: Darlehensverträge, die über laufende Instandhaltung hinausgehen, erfordern ebenfalls einen Eigentümerbeschluss.

Was bedeutet das in der Praxis?

Für Vertragspartner der Gemeinschaft hat sich viel verändert. Ein Handwerker, der mit dem Verwalter einen Auftrag über 50.000 Euro abschließt, kann sich auf die Wirksamkeit des Vertrags verlassen, selbst wenn kein Beschluss vorlag. Die Gemeinschaft ist gebunden.

Intern dagegen haftet der Verwalter, wenn er ohne Beschluss handelt und der Gemeinschaft dadurch ein Schaden entsteht. Die Trennung von Innen- und Außenverhältnis ist eine der wichtigsten Neuerungen des WEMoG und in der Praxis eine der am häufigsten unterschätzten.

Was gilt bei baulichen Veränderungen nach § 20 WEG?

Beim Beschlusserfordernis für bauliche Veränderungen hat die Reform massiv vereinfacht: Statt der früheren Allstimmigkeit oder qualifizierten Mehrheit genügt jetzt ein einfacher Mehrheitsbeschluss (Gesetze im Internet, § 20 WEG, 2020). Darüber hinaus haben einzelne Eigentümer einen individuellen Anspruch auf bestimmte privilegierte Maßnahmen (§ 20 Abs. 2 WEG):

• Barrierefreier Aus- und Umbau
• Laden elektrisch betriebener Fahrzeuge (E-Mobilität)
• Einbruchsschutz
• Anschluss an Glasfasernetze
• Stromerzeugung durch Steckersolargeräte (seit dem Solarpaket I, 2024)

Die Grenze liegt bei Maßnahmen, die die Wohnanlage grundlegend umgestalten oder einen Eigentümer unbillig benachteiligen würden (§ 20 Abs. 4 WEG) (Haufe Immobilien, Privilegierte bauliche Veränderungen, 2024).

Für den Verwalter ergeben sich daraus konkrete Pflichten:

Pflichten bei beschlossenen baulichen Veränderungen

1. Beschlussausführung: Der Verwalter muss einen rechtmäßig gefassten Beschluss umsetzen, auch wenn er persönlich anderer Meinung ist
2. Angebote einholen: Vergleichsangebote einholen und der Gemeinschaft zur Entscheidung vorlegen (wobei der BGH klargestellt hat, dass keine generelle „Drei-Angebote-Pflicht" besteht; BGH, Urteil vom 27.03.2026, V ZR 7/25, 2026)
3. Kostentragung klären: Die Kosten tragen grundsätzlich nur die Eigentümer, die zugestimmt haben, es sei denn, zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile haben dafür gestimmt (§ 21 WEG)
4. Dokumentation: Beschlüsse zur Beschlusssammlung nehmen, Baumaßnahmen dokumentieren

Die doppelt qualifizierte Mehrheit

Wenn zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und zugleich mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile für eine bauliche Veränderung stimmen, tragen alle Eigentümer die Kosten (§ 21 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Diese Regel hat erhebliche praktische Bedeutung: Bei großen Sanierungsprojekten wie Wärmedämmung oder Aufzugeinbau kann die Mehrheit die Kosten auf alle umlegen.

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht: Was muss der Verwalter liefern?

Mit der Neufassung des § 28 WEG hat sich die Struktur der Jahresabrechnung von Grund auf verändert. Verwalter schulden jetzt drei Elemente: den Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG), die Abrechnung über den Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 2 WEG) und den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) (Gesetze im Internet, § 28 WEG, 2020).

Der Wirtschaftsplan

Der Verwalter muss für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufstellen und der Versammlung zur Beschlussfassung vorlegen. Der Plan enthält:

• Die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft
• Die daraus abgeleiteten Vorschüsse (Hausgeld) jedes Eigentümers
• Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage (vormals „Instandhaltungsrückstellung")

Die Abrechnung über den Wirtschaftsplan

An die Stelle der früheren Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen tritt ein neues Konzept. Beschlussgegenstand ist jetzt die sogenannte „Abrechnungsspitze": Die Differenz zwischen den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und den im Wirtschaftsplan festgelegten Vorschüssen. Der BGH hat diese Systematik bestätigt (Haufe, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach WEMoG, 2024).

Der Vermögensbericht

Völlig neu eingeführt durch das WEMoG: Der Verwalter muss nach Ablauf des Kalenderjahres einen Vermögensbericht erstellen. Dieser enthält eine Aufstellung des Gemeinschaftsvermögens, einschließlich der Erhaltungsrücklage, der laufenden Forderungen und Verbindlichkeiten sowie eine Darstellung des Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums und eventueller Instandhaltungsbedarfe.

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 26a WEG). Die Zertifizierung weist nach, dass der Verwalter über die für die Verwaltung notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt (Gesetze im Internet, § 26a WEG, 2020).

Prüfung und Anforderungen

Die Prüfung wird vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) abgelegt und umfasst einen schriftlichen Teil (90 Minuten, 50 Fragen) und einen mündlichen Teil (15 Minuten) (IHK Nürnberg, Zertifizierter Verwalter, 2024). Die Prüfungsinhalte sind in der Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV) geregelt:

• Rechtliche Grundlagen: WEG, BGB (Werkvertrag, Mietrecht), Grundbuchrecht
• Kaufmännische Grundlagen: Buchführung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
• Technische Grundlagen: Bautechnik, Gebäudemanagement, Energieeffizienz, Brandschutz

Ausnahmen von der Zertifizierungspflicht

Die Pflicht zur Zertifizierung gilt nicht, wenn die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte umfasst, ein Eigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt (Gesetze im Internet, § 26a WEG, 2020).

Als gleichwertig gelten unter anderem: Immobilienkaufleute, Hochschulabsolventen mit Schwerpunkt Immobilienwirtschaft, Volljuristen und Absolventen vergleichbarer Fortbildungen (Deubner Recht, Zertifizierter Verwalter, 2024).

Eigentümerversammlung: Welche Pflichten gelten für den Verwalter?

Der Verwalter ist verpflichtet, mindestens einmal im Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Die Einberufungsfrist beträgt mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 S. 2 WEG). Darüber hinaus muss er eine außerordentliche Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (Gesetze im Internet, § 24 WEG, 2020).

Pflichten bei der Durchführung

• Einladung: In Textform an alle Eigentümer (seit dem WEMoG genügt z. B. E-Mail), mit Angabe von Ort, Zeit und Tagesordnung
• Tagesordnung: Alle Beschlussgegenstände müssen so konkret benannt sein, dass sich die Eigentümer vorbereiten können
• Niederschrift: Der Verwalter muss eine Niederschrift über die Versammlung anfertigen, die von ihm und einem Eigentümer zu unterschreiben ist (§ 24 Abs. 6 WEG)
• Beschlusssammlung: Alle Beschlüsse sind in die Beschlusssammlung aufzunehmen (§ 24 Abs. 7 WEG)

Online-Teilnahme und virtuelle Versammlungen

Das WEMoG hat in § 23 Abs. 1 S. 2 WEG die Möglichkeit geschaffen, dass Eigentümer per Beschluss die Online-Teilnahme an Präsenzversammlungen zulassen können (Hybridlösung).

Seit dem 17. Oktober 2024 geht das Gesetz einen Schritt weiter: § 23 Abs. 1a WEG erlaubt jetzt auch rein virtuelle Eigentümerversammlungen (VDIV, Virtuelle Eigentümerversammlung, 2024). Die Voraussetzungen:

• Drei-Viertel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich
• Beschluss gilt maximal drei Jahre
• Übergangsregel: Bis 2028 muss mindestens eine Präsenzversammlung pro Jahr stattfinden
• Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein

Informationspflichten des Verwalters

Im WEMoG sind die Informationspflichten des Verwalters nicht in einem einzelnen Paragraphen zusammengefasst, sondern ergeben sich aus mehreren Vorschriften und der Rechtsprechung. In der Praxis gehören sie zu den am häufigsten verletzten Pflichten.

Einsichtsrecht der Eigentümer

Jeder Eigentümer hat das Recht, die Verwaltungsunterlagen einzusehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Das umfasst:

• Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen
• Kontoauszüge des Gemeinschaftskontos
• Verträge, die die Gemeinschaft betreffen (Wartungsverträge, Versicherungspolicen)
• Beschlusssammlung und Versammlungsprotokolle
• Korrespondenz, die die gemeinschaftlichen Angelegenheiten betrifft

Der Verwalter darf die Einsichtnahme nicht verweigern oder unangemessen erschweren. Er kann aber verlangen, dass die Einsicht in seinen Geschäftsräumen zu üblichen Geschäftszeiten stattfindet.

Auskunftspflicht bei Verkauf

Besonders praxisrelevant: Wenn ein Eigentümer seine Wohnung verkauft, muss der Verwalter dem Käufer (oder dem beauftragten Notar) auf Anfrage Auskunft über die wirtschaftliche Situation der Gemeinschaft erteilen. Das umfasst die Höhe der Erhaltungsrücklage, bestehende Beschlüsse zu Sonderumlagen und offene Hausgeldschulden des Verkäufers.

Was sagt die aktuelle Rechtsprechung? Fünf BGH-Urteile seit der Reform

Der BGH hat seit Inkrafttreten des WEMoG mehrere Grundsatzurteile gefällt, die für die tägliche Arbeit des Verwalters unmittelbar relevant sind. Fünf Entscheidungen verdienen besondere Aufmerksamkeit:

Besonders das Urteil zur Delegation (V ZR 241/23) hat praktische Tragweite: Der BGH hat bestätigt, dass Eigentümer dem Verwalter per Beschluss weitreichende Entscheidungsbefugnisse übertragen dürfen, ohne gleichzeitig konkrete Vorgaben für die Ausübung machen zu müssen (Lewento, BGH zu § 27 WEG, 2024).

Häufige Fehler bei der Umsetzung des WEMoG: Worauf Verwalter achten sollten

In der Praxis zeigen sich seit Inkrafttreten des WEMoG wiederkehrende Fehler. Diese sechs Versäumnisse treffen wir bei unserer Arbeit regelmäßig an:

1. Fehlende Kompetenzregelung – Viele Verwaltungen arbeiten ohne eine beschlossene Wertgrenze für eigenständiges Handeln. Das führt zu Unsicherheit und im Streitfall zu Haftungsrisiken.

2. Veraltete Gemeinschaftsordnungen – Teilungserklärungen und Gemeinschaftsordnungen, die vor dem WEMoG erstellt wurden, enthalten oft Regelungen, die mit dem neuen Recht kollidieren. Eine Anpassung ist rechtlich nicht zwingend, aber praktisch dringend empfohlen.

3. Falsches Abrechnungsformat – Manche Verwalter erstellen die Jahresabrechnung weiterhin im alten Format mit Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen, statt die neue Abrechnungsspitze nach § 28 WEG zu verwenden.

4. Kein Vermögensbericht – Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG ist vielen Verwaltern noch nicht geläufig. Er ist aber gesetzliche Pflicht.

5. Unterschätzte Vertretungsmacht – Verwalter, die den Umfang ihrer neuen Vertretungsmacht nicht kennen, schließen entweder keine Verträge ab (obwohl sie dürften) oder überschreiten ihre internen Grenzen.

6. Keine Vorbereitung auf die Zertifizierung – Seit Dezember 2023 können Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen. Verwaltungen, die sich nicht zertifiziert haben, riskieren die Abberufung – ein Grund mehr, rechtzeitig über einen Verwalterwechsel nachzudenken.

Unsere Beobachtung: Die häufigste Fehlerquelle ist nicht Unwissenheit, sondern fehlende Prozessanpassung. Viele Verwalter kennen die neuen Regeln, haben aber ihre internen Abläufe nicht umgestellt. Ein aktualisierter Verwaltervertrag und eine jährliche Checkliste zur Beschlussfassung lösen die meisten Probleme.

Was bedeuten die neuen Pflichten für den Markt?

Gestiegene Anforderungen durch das WEMoG haben den Konsolidierungsdruck in der Branche verschärft. 70 % der deutschen Hausverwaltungen melden Überlastung, 57 % haben sich bereits von unrentablen Mandaten getrennt und 14 % nehmen keine neuen Gemeinschaften mehr an (VDIV Branchenbarometer 2025, 2025).

Innerhalb weniger Jahre ist die Zahl der professionellen Hausverwaltungen von rund 24.000 auf unter 22.000 gesunken. Gerade kleine Verwaltungen, die Zertifizierung, Vermögensbericht und digitale Versammlungsformate nicht stemmen können, geben auf oder suchen einen Nachfolger.

Für Eigentümergemeinschaften bedeutet das: Die Auswahl an qualifizierten Verwaltern wird kleiner. Wer heute einen kompetenten, zertifizierten Verwalter hat, sollte die Zusammenarbeit pflegen. Und Verwaltungen, die vor der Nachfolgefrage stehen, profitieren von einer strukturierten Übergabe, die Mandanten, Mitarbeiter und Verkaufserlös schützt.

FAQ: Häufige Fragen zur WEG-Verwaltung nach der Reform

Muss jede WEG-Verwaltung zertifiziert sein?

Nein. Die Zertifizierung ist keine Voraussetzung für die Bestellung als Verwalter. Aber: Jeder einzelne Eigentümer hat seit dem 1. Dezember 2023 das Recht, die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zu verlangen (§ 26a WEG). In der Praxis bedeutet das: Eine nicht-zertifizierte Verwaltung kann abberufen werden, wenn ein Eigentümer dies beantragt und die Gemeinschaft dem folgt.

Was passiert, wenn der Verwalter ohne Beschluss einen teuren Vertrag abschließt?

Im Außenverhältnis ist der Vertrag wirksam. Die Gemeinschaft ist an den Vertrag gebunden, weil der Verwalter unbeschränkte Vertretungsmacht hat (§ 9b WEG). Im Innenverhältnis kann die Gemeinschaft aber Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter geltend machen, wenn er seine internen Befugnisse überschritten hat.

Können Eigentümer online an Versammlungen teilnehmen?

Ja. Seit dem WEMoG kann die Gemeinschaft per Beschluss die Online-Teilnahme an Präsenzversammlungen zulassen (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG). Seit dem 17. Oktober 2024 sind darüber hinaus auch rein virtuelle Eigentümerversammlungen möglich, wenn ein Drei-Viertel-Beschluss vorliegt und der Beschluss auf maximal drei Jahre befristet ist (§ 23 Abs. 1a WEG).

Wer haftet, wenn der Verwalter seine Pflichten verletzt?

Der Verwalter haftet der Gemeinschaft aus dem Verwaltervertrag (§ 280 BGB). Bei grober Pflichtverletzung kann er abberufen werden. Schadensersatzansprüche verjähren nach den allgemeinen Regeln in drei Jahren (§ 195 BGB), wobei die Frist mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gemeinschaft davon Kenntnis erlangt hat.

Was ist der Vermögensbericht und warum ist er wichtig?

Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG ist eine jährliche Aufstellung des gesamten Gemeinschaftsvermögens. Er gibt den Eigentümern erstmals einen vollständigen Überblick über die finanzielle Lage ihrer Gemeinschaft: Rücklagen, Forderungen, Verbindlichkeiten und den baulichen Zustand des Gemeinschaftseigentums. Vor dem WEMoG gab es kein vergleichbares Instrument.

Darf der Verwalter bauliche Veränderungen ohne Beschluss durchführen?

Nein. Bauliche Veränderungen erfordern immer einen Beschluss der Eigentümerversammlung (§ 20 WEG). Der Verwalter kann eigenständig nur laufende Erhaltungsmaßnahmen (Instandhaltung und Instandsetzung) durchführen, soweit sie von untergeordneter Bedeutung sind. Eine neue Fassadendämmung oder der Einbau eines Aufzugs ist keine untergeordnete Maßnahme.

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Dieser Artikel gibt den Rechtsstand Juni 2026 wieder. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für konkrete Fragen zu Ihrer WEG-Verwaltung sprechen Sie mit einem auf Wohnungseigentumsrecht spezialisierten Rechtsanwalt.

Weiterführende Artikel:

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