Betriebskosten 2026: Welche Kosten dürfen Vermieter umlegen?

Das Wichtigste in Kürze

• Umlagefähig sind nur die siebzehn Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage überhaupt vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB).
• Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Instandsetzung sind nie umlagefähig. Das ergibt sich aus § 1 Abs. 2 BetrKV und lässt sich auch durch eine Vertragsklausel nicht ändern.
• Im Abrechnungsjahr 2024 lagen die Betriebskosten laut Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes bei durchschnittlich 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat, rund sechs Prozent über dem Vorjahreswert von 2,51 Euro.
• Heizung und Warmwasser folgen eigenen Regeln: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV), dazu die Aufteilung der CO2-Kosten nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG.
• Die Abrechnung muss den Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wer eine Wohnung vermietet, zahlt zunächst alles selbst: Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Hausreinigung. Zurückholen lässt sich davon nur ein genau abgegrenzter Teil. Wir erleben regelmäßig, dass Eigentümer diese Grenze übersehen und Positionen umlegen, die ihnen nicht zustehen. Das Ergebnis ist eine Abrechnung, die der Mieter erfolgreich angreift – oft Jahre später und für mehrere Abrechnungszeiträume gleichzeitig.

Was Betriebskosten sind – und was nicht

§ 1 Abs. 1 BetrKV definiert Betriebskosten als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Das Wort „laufend" trägt die ganze Abgrenzung. Wiederkehrende Kosten sind umlagefähig, einmalige Ereignisse nicht. Wie sich Betriebskosten vom weiter gefassten Begriff der Nebenkosten unterscheiden, erklären wir im Beitrag Nebenkosten und Betriebskosten: der Unterschied.

§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Gruppen ausdrücklich aus:

• Verwaltungskosten – also die Vergütung der Hausverwaltung, Buchhaltung, Kontoführung und die Kosten der Aufsicht.
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten – also Reparaturen und die Beseitigung von Schäden durch Abnutzung, Alterung und Witterung.

Diese Grenze ist nicht verhandelbar. Eine Mietvertragsklausel, die dem Mieter anteilig die Verwaltervergütung auferlegt, geht in der Wohnraummiete ins Leere. Bei der Gewerbemiete gelten andere Spielräume – dazu unten mehr.

Der häufigste Grenzfall: Wartung oder Reparatur

Die Wartung einer Anlage ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. Praktisch heißt das: Die jährliche Heizungswartung gehört in die Abrechnung, der Austausch der defekten Umwälzpumpe nicht. Die regelmäßige Prüfung des Aufzugs ist umlagefähig, die Erneuerung der Steuerung nicht. Enthält eine Rechnung beides, muss die Verwaltung sie aufteilen. Wir fordern deshalb bei Wartungsverträgen getrennte Positionen an – sonst ist die Aufteilung später nicht belegbar.

Die siebzehn Kostenarten im Überblick

Besonderheit bei Nummer 17: „Sonstige Betriebskosten" sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln benannt sind. Wer Dachrinnenreinigung, Rauchwarnmeldermiete oder die Wartung der Lüftungsanlage umlegen möchte, muss diese Positionen ausdrücklich aufführen. Ein pauschaler Verweis genügt hier gerade nicht.

Was im Mietvertrag stehen muss

Ohne Vereinbarung trägt der Vermieter die Betriebskosten selbst – die Miete gilt dann als Inklusivmiete (§ 535 Abs. 1 Satz 3 BGB). Für die Umlage genügt in der Wohnraummiete allerdings wenig: Nach dem Bundesgerichtshof reicht die auch formularmäßige Vereinbarung, dass der Mieter „die Betriebskosten" zu tragen hat (BGH, Urteil vom 10.02.2016 – VIII ZR 137/15). Weder der Katalog noch ein ausdrücklicher Verweis auf § 2 BetrKV müssen beigefügt sein.

Ausgenommen bleiben die „sonstigen Betriebskosten" nach § 2 Nr. 17 BetrKV. Sie brauchen die Einzelbenennung.

Unsere Empfehlung trotzdem: Listen Sie die Positionen auf. Die rechtliche Mindestanforderung ist das eine, eine Abrechnung ohne Streit das andere. Verträge aus den Neunzigerjahren enthalten häufig Formulierungen wie „Nebenkosten laut Anlage", wobei die Anlage fehlt. Solche Fälle sind rechtlich heikel und gehören geprüft.

Heizung und Warmwasser folgen eigenen Regeln

Heiz- und Warmwasserkosten sind die größte Position fast jeder Abrechnung. Für sie gilt die Heizkostenverordnung vorrangig vor allen Vereinbarungen.

• Verbrauchsanteil: 50 bis 70 Prozent der Kosten sind nach erfasstem Verbrauch abzurechnen, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).
• Kürzungsrecht: Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
• Fernablesung: Fehlt die vorgeschriebene fernablesbare Ausstattung oder bleiben die unterjährigen Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV aus, beträgt das Kürzungsrecht 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV).
• CO2-Kosten: Seit 2023 teilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz die CO2-Kosten bei Wohngebäuden nach einem zehnstufigen Modell auf. Maßstab ist der jährliche Ausstoß in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche. Je schlechter die energetische Qualität, desto höher der Vermieteranteil – bis zu 95 Prozent. Fehlt die Aufteilung, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen.

Das Kürzungsrecht trifft den Vermieter unabhängig vom tatsächlichen Schaden. Bei einem Jahresheizkostenanteil von 1.200 Euro sind 15 Prozent genau 180 Euro – pro Wohnung und pro Jahr.

Rechenbeispiel: Mehrfamilienhaus mit acht Einheiten

Ein Mehrfamilienhaus in Düsseldorf, 620 Quadratmeter Wohnfläche, acht Einheiten, Baujahr 1968, kein Aufzug. Betrachtet wird eine vermietete Wohnung mit 75 Quadratmetern, also einem Flächenanteil von 12,1 Prozent.

Umgerechnet ergeben die 21.000 Euro rund 2,82 Euro je Quadratmeter und Monat. Das liegt leicht über dem Bundesdurchschnitt von 2,67 Euro für das Abrechnungsjahr 2024, was bei einem Altbau ohne Dämmung erwartbar ist.

Für die 75-Quadratmeter-Wohnung ergibt der Flächenanteil 2.540,32 Euro. Bei einer Vorauszahlung von 210 Euro monatlich, also 2.520 Euro im Jahr, bleibt eine Nachzahlung von 20,32 Euro. Hätte der Eigentümer stattdessen die gesamte Jahresabrechnung von 32.040 Euro umgelegt, stünden 3.875,81 Euro in der Abrechnung – 1.335,49 Euro zu viel.

Hinweis zur Vereinfachung: Im Beispiel sind alle Positionen nach Fläche verteilt. Tatsächlich werden Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung aufgeteilt und Wasser üblicherweise nach Zählerstand. Die Größenordnung ändert sich dadurch nicht.

Vermietete Eigentumswohnung: zwei Abrechnungen, nicht eine

Der teuerste Fehler, den wir in übernommenen Beständen finden, ist immer derselbe. Eigentümer einer vermieteten Wohnung reichen die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft unverändert an ihren Mieter weiter. Beide Dokumente haben jedoch verschiedene Adressaten und verschiedene Maßstäbe.

Aus der WEG-Jahresabrechnung muss der vermietende Eigentümer also die umlagefähigen Positionen herauslösen und nach dem Maßstab des Mietvertrags neu verteilen. Wir liefern unseren Eigentümern im Rahmen der WEG-Verwaltung dafür eine gesonderte Aufstellung der umlagefähigen Kosten mit – siehe auch unseren Beitrag zum Wirtschaftsplan der WEG und zur Erhaltungsrücklage.

Sonderfall Gewerbemiete

In der Gewerbemiete lässt sich der Umlagekatalog erweitern, auch auf Verwaltungskosten. Die Grenzen zieht das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Eine Obergrenze muss erkennbar und die Klausel klar formuliert sein. Mischobjekte mit Laden im Erdgeschoss und Wohnungen darüber brauchen zudem häufig einen Vorwegabzug für die Gewerbeflächen. Solche Klauseln gehören rechtlich geprüft, bevor sie unterschrieben werden.

Die Zwölf-Monats-Frist ist eine Ausschlussfrist

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben bleibt dagegen auszuzahlen.

Für das Kalenderjahr 2026 bedeutet das: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2027 vorliegen. Eine verspätete Abrechnung der WEG-Verwaltung entlastet den Vermieter in der Regel nicht – die Rechtsprechung rechnet ihm das Verhalten seiner Verwaltung zu. Wer die Frist reißt, trägt die Nachzahlung selbst. Bei acht Einheiten sind das schnell vierstellige Beträge.

Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

So gehen Sie als Vermieter vor

• Mietvertrag prüfen. Ist die Umlage vereinbart? Sind die „sonstigen Betriebskosten" einzeln benannt? Ohne Vereinbarung keine Umlage.
• Rechnungen trennen. Verlangen Sie bei Wartungsverträgen getrennte Positionen für Wartung und Reparatur. Nachträglich ist die Aufteilung kaum zu belegen.
• Nicht umlagefähige Positionen streichen. Verwaltervergütung, Rücklagenzuführung, Reparaturen, Leerstandskosten – diese vier decken die meisten Fehler ab. Weitere typische Fehlerquellen zeigt unser Beitrag Nebenkostenabrechnung: häufige Fehler und wie man sie vermeidet.
• Vorauszahlungen jährlich anpassen. § 560 Abs. 4 BGB erlaubt die Anpassung auf eine angemessene Höhe nach einer Abrechnung. Das vermeidet Nachzahlungen, die der Mieter nicht aufbringen kann.
• Frist im Kalender führen. Zwölf Monate, nicht länger. Diese Frist überwachen wir für die von uns in der Mietverwaltung betreuten Objekte automatisch.

Häufige Fragen

Darf ich die Kosten der Hausverwaltung auf meinen Mieter umlegen?

In der Wohnraummiete nicht. § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus, und zwar unabhängig vom Mietvertrag. In der Gewerbemiete ist eine Umlage bei klarer Klausel möglich.

Mein Mietvertrag nennt keine einzelne Kostenart. Kann ich trotzdem abrechnen?

Ja, wenn er die Umlage „der Betriebskosten" vereinbart. Der Bundesgerichtshof lässt das in der Wohnraummiete genügen (Urteil vom 10.02.2016 – VIII ZR 137/15). Ausgenommen sind die sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV.

Was passiert, wenn ich die Zwölf-Monats-Frist versäume?

Die Nachforderung ist ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben müssen Sie dennoch auszahlen. Eine verspätete WEG-Abrechnung schützt Sie in der Regel nicht.

Wie werden Betriebskosten verteilt, wenn der Mietvertrag keinen Schlüssel nennt?

Dann gilt nach § 556a Abs. 1 BGB der Flächenmaßstab. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach Verbrauch zu verteilen.

Kann ich Leerstandskosten auf die vermieteten Wohnungen verteilen?

Nein. Die auf leerstehende Einheiten entfallenden Anteile trägt der Eigentümer. Eine Verteilung auf die übrigen Mieter ist unzulässig.

Wie hoch sind Betriebskosten im Durchschnitt?

Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes weist für das Abrechnungsjahr 2024 durchschnittlich 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat aus. Für eine 80-Quadratmeter-Wohnung ergibt das 3.532,80 Euro im Jahr, wenn alle Kostenarten anfallen.

Quellen

• Betriebskostenverordnung (BetrKV), §§ 1, 2 – gesetze-im-internet.de
• Bürgerliches Gesetzbuch, §§ 535, 556, 556a, 560 – gesetze-im-internet.de
• Heizkostenverordnung, §§ 6a, 7, 12 – gesetze-im-internet.de
• Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG), Stufenmodell für Wohngebäude
• Wohnungseigentumsgesetz, § 28 Abs. 2
• BGH, Urteil vom 10.02.2016 – VIII ZR 137/15
• Deutscher Mieterbund, Betriebskostenspiegel für das Abrechnungsjahr 2024 (veröffentlicht Januar 2026)

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 9. November 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über einzelne Positionen oder bei Mietverträgen mit unklaren Umlageklauseln sollten Sie anwaltlichen Rat einholen.

Autor: Rafael Hautumm, Geschäftsführer der Fritz & von Laffert GmbH