Eigentümerversammlung in der WEG 2026 – Ablauf, Rechte, Pflichten & digitale Formate

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan jeder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier wird über Instandhaltungen, Wirtschaftspläne, Sonderumlagen und die Bestellung oder Abberufung der Hausverwaltung abgestimmt. Mit der WEG-Reform 2020, der Einführung rein virtueller Versammlungen seit Oktober 2024 und wegweisenden BGH-Urteilen aus 2025 und 2026 hat sich die Rechtslage grundlegend verändert.

Dieser Leitfaden gibt Eigentümern und Beiräten einen vollständigen Überblick über Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung – inklusive der neuen digitalen Formate.

Vorbereitung: So entsteht eine rechtssichere Eigentümerversammlung

Eine mangelhafte Vorbereitung ist der häufigste Grund für spätere Beschlussanfechtungen. Die Hausverwaltung trägt die Hauptverantwortung, doch auch Eigentümer sollten ihre Rechte kennen.

Einladungsfrist und Tagesordnung

Die Einladung muss laut § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin in Textform bei allen Eigentümern eingehen. Maßgeblich ist der Zugang beim letzten Eigentümer – nicht das Absendedatum. Die Einladung enthält zwingend eine vollständige Tagesordnung: Nur über dort benannte Punkte darf abgestimmt werden. Fehlt ein Tagesordnungspunkt oder ist er zu unbestimmt formuliert, sind darauf gestützte Beschlüsse anfechtbar.

Seit der WEG-Reform 2020 genügt die Textform nach § 126b BGB – also auch E-Mail oder Nachricht über ein Eigentümerportal, sofern die Gemeinschaft dies beschlossen hat. In Regionen wie Düsseldorf oder Aachen, wo viele Eigentümer nicht selbst in der Immobilie wohnen, ist die digitale Zustellung besonders sinnvoll.

Beschlussfähigkeit prüfen

Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn die erschienenen Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten. Wird dieses Quorum nicht erreicht, kann der Verwalter eine Zweitversammlung einberufen – diese ist unabhängig von der Beteiligung beschlussfähig, sofern darauf in der Einladung hingewiesen wurde.

Ablauf der Eigentümerversammlung: Struktur und Beschlussfassung

Am Tag der Versammlung übernimmt die Hausverwaltung die Rolle des Versammlungsleiters – es sei denn, die Eigentümer beschließen eine andere Leitung (§ 24 Abs. 5 WEG). Ein strukturierter Ablauf schützt vor formellen Fehlern und Anfechtungen.

Typischer Ablauf in fünf Schritten

1. Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit – Anwesenheit, Vollmachten und Stimmrechte werden dokumentiert. Vollmachten genügen seit der WEG-Reform in Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), also auch per E-Mail.
2. Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung – Formale Bestätigung der vorherigen Niederschrift.
3. Bericht der Hausverwaltung – Rückblick auf das Wirtschaftsjahr, Darstellung der Finanzlage und laufender Maßnahmen.
4. Beschlussfassung zu den Tagesordnungspunkten – Abstimmung über Sanierungen, Rücklagenbildung, Hausgeldanpassung, Verwalterbestellung oder bauliche Veränderungen.
5. Verschiedenes – Themen ohne Beschlusscharakter; verbindliche Beschlüsse sind unter diesem Punkt nicht zulässig.

Mehrheitserfordernisse

Für die meisten Beschlüsse genügt eine einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Besondere Mehrheiten gelten für:

• Bauliche Veränderungen (§ 20 WEG): Einfache Mehrheit, aber doppelt qualifizierte Mehrheit (zwei Drittel der Stimmen und mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile) für eine Kostenumlage auf alle.
• Rein virtuelle Versammlungen (§ 23 Abs. 1a WEG): Drei Viertel der abgegebenen Stimmen.
• Änderung der Kostenverteilung (§ 16 Abs. 2 WEG): Einfache Mehrheit, wobei der BGH in zwei Grundsatzurteilen vom 14.02.2025 (V ZR 236/23 und V ZR 128/23) bestätigt hat, dass eine sachliche Begründung erforderlich ist – willkürliche Umverteilungen sind anfechtbar.

Aktuelle BGH-Rechtsprechung 2025/2026

Der V. Zivilsenat des BGH hat zwischen 2025 und Mitte 2026 mehrere Grundsatzurteile mit direktem Bezug zur Eigentümerversammlung gesprochen:

• Wegfall der „Drei-Angebote-Regel" (V ZR 7/25, 27.03.2026): Es besteht keine allgemeine Pflicht, bei Erhaltungsmaßnahmen Vergleichsangebote einzuholen. Entscheidend ist eine Gesamtwürdigung im Einzelfall – bewährte Handwerker dürfen direkt beauftragt werden.
• Stimmrechtsausschluss nur begrenzt zulässig (V ZR 189/24, 27.02.2026): Ein vollständiger Ausschluss vom Stimmrecht bei Verwalterbestellung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung in der Gemeinschaftsordnung ist nach § 134 BGB nichtig.
• Beschlusszwang auch in Zweier-WEG (V ZR 68/25, 12.06.2026): Selbst bei nur zwei Eigentümern sind bauliche Veränderungen beschlusspflichtig. Der Beschlusszwang kann allerdings vertraglich abbedungen werden.
• Kein Zurückbehaltungsrecht am Hausgeld (V ZR 190/24, 14.11.2025): Eigentümer dürfen laufendes Hausgeld nicht zurückhalten – auch dann nicht, wenn die Jahresabrechnung fehlt.

Protokollierung: Anforderungen und Aufbewahrung

Das Versammlungsprotokoll ist der rechtssichere Nachweis aller gefassten Beschlüsse. § 24 Abs. 6 und 7 WEG regeln die Anforderungen.

Was ins Protokoll gehört

• Ort und Datum der Versammlung
• Teilnehmerliste mit Stimmrechtsverteilung
• Chronologische Wiedergabe des Ablaufs
• Exakte Formulierung jedes Beschlusses mit Abstimmungsergebnis (Ja-/Nein-Stimmen, Enthaltungen)
• Unterschriften: Versammlungsleiter, ein Eigentümer und – sofern vorhanden – Beiratsvorsitzender

Das Original muss dauerhaft aufbewahrt werden. Ein digitaler Zugriff über ein Eigentümerportal schafft zusätzliche Transparenz und entlastet alle Beteiligten – ist aber in vielen Verwaltungen noch nicht Standard.

Virtuelle und hybride Eigentümerversammlungen: Die drei Formate seit 2024

Seit der WEG-Reform 2020 und der Gesetzesänderung vom 17.10.2024 stehen der WEG drei Versammlungsformate zur Verfügung:

Format 1: Präsenzversammlung

Das klassische Format. Alle Eigentümer oder ihre Vertreter erscheinen persönlich am Versammlungsort. Weiterhin die Standardform, wenn kein anderer Beschluss vorliegt.

Format 2: Hybride Versammlung (seit WEMoG 2020)

Eigentümer können auf Beschluss der Gemeinschaft per Bild- und Tonübertragung in Echtzeit an einer Präsenzversammlung teilnehmen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die technische Infrastruktur muss bidirektional sein – reine Zuschaltung per Telefon genügt nicht.

Format 3: Rein virtuelle Versammlung (seit 17.10.2024)

Durch § 23 Abs. 1a WEG können Eigentümerversammlungen vollständig ohne Präsenzort stattfinden. Die Voraussetzungen:

• Beschluss mit Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen
• Maximale Geltungsdauer: 3 Jahre ab Beschlussfassung
• Übergangsregelung (§ 48 Abs. 6 WEG): Bei Beschluss vor dem 01.01.2028 muss bis Ende 2028 mindestens eine jährliche Präsenzversammlung stattfinden – es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf
• Technische Anforderung: Bidirektionale Bild- und Tonübertragung in Echtzeit; reine Audio- oder Chatlösungen sind nicht ausreichend
• Verstoß gegen die Präsenzpflicht führt nicht zur Nichtigkeit der online gefassten Beschlüsse

Laut VDIV Branchenbarometer 2025 führen bereits 11,6 Prozent der Hausverwaltungen rein virtuelle Versammlungen durch – bei Großunternehmen sind es 22,6 Prozent. Die IT-Investitionsquote der Branche ist auf über 8 Prozent des Umsatzes gestiegen.

Anfechtung von Beschlüssen: Fristen, Gründe und aktuelle Rechtsprechung

Fehlerhafte Beschlüsse sind nicht automatisch unwirksam – sie müssen aktiv angefochten werden. Die Hürden sind klar definiert.

Anfechtungsfristen nach § 45 WEG

• Klageerhebung: Innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung
• Klagebegründung: Innerhalb von zwei Monaten nach Beschlussfassung
• Zuständiges Gericht: Amtsgericht am Ort der Liegenschaft

Die häufigsten Anfechtungsgründe

Formelle Mängel:

• Einladungsfrist unter drei Wochen
• Unvollständige oder fehlende Tagesordnung
• Einladung nicht an alle Eigentümer zugestellt
• E-Mail-Einladung ohne vorherigen Beschluss der Gemeinschaft
• Fehlerhafte Stimmrechtsberechnung

Inhaltliche Mängel:

• Verstoß gegen ordnungsgemäße Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG)
• Unbillige Benachteiligung einzelner Eigentümer (§ 20 Abs. 4 WEG)
• Kostenverteilung ohne sachliche Begründung (vgl. BGH V ZR 50/25, 24.04.2026)

Bei formellen Mängeln gilt das Kausalitätsprinzip: Der Anfechtende muss nachweisen, dass der Fehler das Abstimmungsergebnis hätte beeinflussen können. Es wird nicht automatisch vermutet, dass ein Formfehler das Ergebnis verändert hat.

Pflichten der Hausverwaltung: Was Eigentümer erwarten dürfen

Die professionelle Durchführung der Eigentümerversammlung ist ein zentraler Leistungsindikator der Hausverwaltung. Seit 2024 gelten verschärfte Anforderungen.

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG

Seit dem 01.06.2024 gibt es keinen Bestandsschutz mehr für Altverwalter. Jeder WEG-Verwalter muss eine IHK-Zertifizierung nachweisen oder eine gleichgestellte Qualifikation vorweisen – etwa als Volljurist, Immobilienkaufmann/-frau, geprüfter Immobilienfachwirt oder mit einem immobilienwirtschaftlichen Hochschulabschluss. Eigentümergemeinschaften können die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen.

Checkliste: Was eine gute Hausverwaltung bei der Versammlung leistet

• Fristgerechte Einladung mit vollständiger Tagesordnung (mindestens 3 Wochen)
• Strukturierte Versammlungsleitung mit klarer Moderation
• Korrekte Stimmrechtsberechnung und Vollmachtenprüfung
• Ordnungsgemäßes Protokoll mit exakten Abstimmungsergebnissen
• Angebot digitaler Formate (hybrid oder virtuell)
• Modernes Eigentümerportal für Dokumentenzugriff und Kommunikation
• Nachweise der Verwalter-Zertifizierung nach § 26a WEG

Wichtig: Altbeschlüsse prüfen

Die Frist für Altbeschlüsse, die vor dem 01.12.2020 auf Basis einer Öffnungsklausel gefasst wurden, ist am 31.12.2025 abgelaufen. Solche Beschlüsse verlieren bei Eigentümerwechsel ihre Wirkung, wenn sie nicht ins Grundbuch eingetragen oder neu gefasst wurden. Betroffene WEGs sollten prüfen, ob alle wesentlichen Beschlüsse gesichert sind.

Digitale Tools für die Eigentümerversammlung

Die Digitalisierung der WEG-Verwaltung schreitet voran. Laut VDIV Branchenbarometer 2025 nutzen bereits rund 20 Prozent der Verwaltungen KI-gestützte Werkzeuge, ein weiteres Drittel bereitet die Einführung vor. Etablierte Plattformen für digitale Eigentümerversammlungen sind unter anderem etg24, casavi, facilioo und prop.ID – mit Funktionen wie Online-Abstimmung, Identitätsprüfung und digitalem Protokollversand.

Cloud-basierte Eigentümerportale entwickeln sich zum Standard: Eigentümer erhalten transparenten Zugang zu Protokollen, Abrechnungen und Dokumenten. In technikaffinen Städten wie Düsseldorf und Universitätsstädten wie Aachen ist die Akzeptanz für digitale Verwaltungsformate besonders hoch.

Fazit: Die Eigentümerversammlung als Qualitätsmerkmal der Verwaltung

Die Eigentümerversammlung ist weit mehr als ein jährlicher Pflichttermin. Sie ist der Gradmesser für die Qualität einer Hausverwaltung. Mit den neuen digitalen Formaten, der aktuellen BGH-Rechtsprechung und den verschärften Zertifizierungsanforderungen stehen Eigentümern heute mehr Werkzeuge und Rechte zur Verfügung als je zuvor.

Entscheidend ist, dass die Hausverwaltung die formalen Anforderungen kennt und einhält – von der fristgerechten Einladung über die korrekte Beschlussfassung bis zum ordnungsgemäßen Protokoll. Eigentümergemeinschaften in Düsseldorf, Aachen und der gesamten Region sollten bei der Verwalterwahl gezielt prüfen, ob digitale Versammlungsformate angeboten, Zertifizierungen nachgewiesen und Protokolle transparent zugänglich gemacht werden. Jetzt unverbindlich anfragen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange vorher muss zur Eigentümerversammlung eingeladen werden?

Die Einladung muss laut § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen vor dem Termin in Textform bei allen Eigentümern eingehen. Maßgeblich ist der Zugang beim letzten Eigentümer, nicht das Absendedatum. Die Einladung muss eine vollständige Tagesordnung enthalten – nur dort benannte Punkte sind beschlussfähig.

Darf eine Eigentümerversammlung komplett online stattfinden?

Ja, seit dem 17.10.2024 erlaubt § 23 Abs. 1a WEG rein virtuelle Eigentümerversammlungen. Voraussetzung ist ein Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen. Der Beschluss gilt maximal drei Jahre. Bei Beschlüssen vor dem 01.01.2028 muss bis Ende 2028 zusätzlich mindestens eine jährliche Präsenzversammlung stattfinden, sofern nicht einstimmig darauf verzichtet wird.

Wann ist ein Beschluss der Eigentümerversammlung anfechtbar?

Ein Beschluss ist anfechtbar bei formellen Mängeln (z. B. Einladungsfrist unter drei Wochen, fehlende Tagesordnungspunkte, fehlerhafte Stimmrechtsberechnung) oder inhaltlichen Verstößen gegen ordnungsgemäße Verwaltung nach § 19 WEG. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung beim zuständigen Amtsgericht erhoben werden (§ 45 WEG). Bei formellen Fehlern muss der Anfechtende nachweisen, dass der Mangel das Ergebnis beeinflusst haben könnte.

Braucht ein WEG-Verwalter eine Zertifizierung?

Ja, seit dem 01.06.2024 gibt es keinen Bestandsschutz mehr für Altverwalter. Jeder WEG-Verwalter muss nach § 26a WEG eine IHK-Zertifizierung oder eine gleichgestellte Qualifikation nachweisen – etwa als Volljurist, Immobilienkaufmann/-frau, geprüfter Immobilienfachwirt oder mit einem immobilienwirtschaftlichen Hochschulabschluss.

Was muss im Protokoll der Eigentümerversammlung stehen?

Das Protokoll muss nach § 24 Abs. 6 WEG Ort, Datum, Teilnehmerliste, alle Beschlüsse mit exakten Abstimmungsergebnissen und eine chronologische Ablaufdokumentation enthalten. Es wird vom Versammlungsleiter, einem Eigentümer und ggf. dem Beiratsvorsitzenden unterschrieben und dauerhaft aufbewahrt (§ 24 Abs. 7 WEG).

Weitere Ratgeber

• Schimmel in der Eigentumswohnung: Erkennen, beseitigen und vorbeugen
• WEG-Verwaltung in Aachen kurzfristig finden
• Übergabeprotokoll bei Verwalterwechsel

Quellen

Primärquellen

• § 23 WEG – Wohnungseigentumsgesetz
• § 24 WEG – Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
• § 25 WEG – Mehrheitsbeschluss
• § 26a WEG – Zertifizierter Verwalter
• § 45 WEG – Anfechtungsklage
• BGH-Pressemitteilung Nr. 057/2026 (V ZR 7/25)

Sekundärquellen

• Haufe Immobilien, BGH-Rechtsprechung zur WEG 2025/2026
• VDIV Deutschland, Branchenbarometer 2025
• IVD Bundesverband, Hinweise zu Altbeschlüssen